На данный момент в мире разработаны абсолютно все стандарты системы менеджмента, имеется вся соответствующая документация. Однако каждый шаблонный стандарт, руководство, процедуры и процессы требуется адаптировать под компанию. Разработка карт процессов и процедур является одной из самых трудоемких задач в ходе внедрения системы качества. В ее решении принимают участие квалифицированные специалисты «Эксперт регистр« и представители самой компании.
Руководство компании описывает процесс производства (деятельности) организации, определяет состав процессов и их основные результаты, численность персонала (включая все филиалы, подразделения, штатных и внештатных сотрудников), организационную структуру предприятия. Необходимо расписать иерархическую цепочку предприятия с описанием процессов взаимодействия филиалов, подразделений, отделов, групп. Компания показывает, как происходит процесс создания продукта, выполнения работ и оказания услуг от момента первого контакта с потенциальным клиентом до завершающих процедур и закрытия проекта, как устроен процесс производства на предприятии от закупки материалов (ресурсов производства) до создания (реализации, если предусмотрено) готового изделия или оказания конечной услуги.
Необходимо четко прописать цели внедрения системы менеджмента в компании.
Специалисты «Эксперт регистр« проводят анализ предоставленной информации и начинают процесс адаптации документации системы менеджмента непосредственно под вашу компанию, исходя из ее особенностей. Порядок работы по документированию процессов включает в себя следующие действия:
- Определение последовательности и взаимодействия процессов.
- Определение критериев и методов управления процессами.
- Определение ресурсов, используемых в процессе.
- Определение необходимых методов контроля процессов.
Следующим этапом работ по построению и внедрению системы качества является проработка базовых процедур системы качества и руководства по качеству. Сначала проводится работа по описанию процессов, далее разрабатываются процедуры системы качества.
Обязательные процедуры, которые должны быть разработаны:
- Процедура управления документацией – когда уже разработаны схемы процессов.
- Процедура управления записями – в процессах при их описании устанавливается весь состав необходимых записей по качеству. Становится понятно, во время выполнения каких конкретно операций эти записи появляются и кто с ними работает.
- Процедуры корректирующих и предупреждающих действий – определяется обобщенный порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий.
- Процедура управления несоответствующей продукцией – при составлении описаний процессов все виды несоответствий и операции, на которых они возникают, вносятся в карты процессов и становятся определенными, поэтому в процедуре уже происходит обобщение действий по управлению несоответствиями, обозначенными в картах процессов.
- Руководство по качеству — обычно разрабатывается после завершения документирования процессов и разработки процедур системы качества.
- Процедура проведения внутренних аудитов – как правило, она не оказывает определяющего влияния на основные процессы организации и может разрабатываться в любой момент создания системы качества.